Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est MEMORA solutions, située au CP 64021, L'Ancienne-Lorette RPO St-Jac (QC) G2E 2X0, Canada.

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de LucidNest, nous collectons :

• Données d'identification : nom, adresse courriel.
• Données de compte : nom de l'organisation, rôle.
• Données techniques : adresse IP, logs de connexion, type de navigateur.
• Données d'utilisation : projets, notes, espaces créés, interactions avec l'interface.

3. Absence de collecte de données de santé et risque d'inférence

LucidNest est positionné comme un outil d'organisation pour les personnes TDA/H. Cette section précise le traitement de cette réalité au regard des catégories particulières de données (article 9 du RGPD) :

• Aucune collecte : LucidNest ne demande, ne stocke ni ne vérifie aucun diagnostic médical, aucun statut TDA/H ni aucune autre donnée de santé explicite lors de l'inscription ou de l'utilisation du service.
• Inférence possible par des tiers : le simple fait d'utiliser un outil positionné pour les personnes TDA/H peut, en soi, être interprété par un tiers comme une inférence relative à un état de santé, même en l'absence de toute déclaration explicite de votre part.
• Traitement renforcé : par prudence, nous appliquons à cette inférence potentielle les mêmes garanties qu'à une donnée de santé explicite - minimisation des données collectées, chiffrement au repos et en transit, et aucune vente ni aucun partage à des fins publicitaires avec des tiers.

4. Finalités du traitement

• Fourniture et gestion du service.
• Gestion de la facturation et des paiements.
• Support client et assistance technique.
• Amélioration des fonctionnalités du service.
• Envoi de communications administratives.

5. Bases légales

Les traitements reposent sur l'exécution du contrat (CGU), le respect des obligations légales (facturation) et notre intérêt légitime (sécurité, amélioration du produit).

6. Destinataires des données

Vos données sont destinées à nos équipes internes et à nos sous-traitants (hébergement, paiement) qui respectent le RGPD et la LPRPDE.

7. Durée de conservation

Les données de compte sont conservées tant que le compte est actif. En cas de suppression, les données sont supprimées après 30 jours sauf obligations légales : les documents contractuels sont conservés pour la durée de la relation puis selon les délais légaux applicables ; les documents de facturation sont conservés aussi longtemps que la loi fiscale l'exige, en règle générale six ans après la fin de la dernière année d'imposition visée.

8. Droits des utilisateurs (RGPD / PIPEDA)

Conformément au RGPD et à la LPRPDE, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition.

9. Transferts hors UE/Canada

Si des données sont transférées hors UE ou Canada, nous nous assurons que ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types ou des décisions d'adéquation.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques appropriées : chiffrement, contrôles d'accès, authentification à deux facteurs, journaux d'audit et sauvegardes chiffrées.

11. Extension Chrome LucidNest

L'extension Chrome LucidNest est un compagnon optionnel qui communique exclusivement avec votre instance LucidNest.

Données stockées localement

L'extension stocke dans chrome.storage.local (sur votre appareil uniquement) : un jeton d'authentification et l'URL de votre instance. Aucune donnée n'est envoyée à des tiers.

Permissions utilisées

• storage : stockage du jeton d'authentification et des préférences.
• activeTab : accès à l'onglet actif lors d'une capture.
• contextMenus : menus contextuels « Capturer dans LucidNest ».
• sidePanel : panneau latéral pour consulter notes et tâches.
• alarms : notifications de rappel et timer Pomodoro.
• notifications : alertes de tâches en retard et fin de Pomodoro.
• declarativeNetRequest : blocage temporaire de sites distracteurs pendant les sessions Pomodoro.

Aucun suivi

L'extension ne contient aucun outil d'analyse, de suivi ou de télémétrie. Aucune donnée de navigation n'est collectée ni transmise.

12. Cookies

Pour en savoir plus, consultez notre politique des cookies.

13. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La nouvelle version sera publiée sur cette page.

14. Contact DPO

Pour toute demande concernant vos données personnelles : [email protected].

15. Utilisation de l'intelligence artificielle

Conformément à l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act) et à l'article 12.1 de la Loi 25 du Québec, nous vous informons de manière transparente sur notre utilisation de l'IA. Tout contenu généré par notre assistante Orliva est clairement identifié visuellement via un badge « Généré par Orliva (IA) ».

Quelles fonctions utilisent l'IA

Quatre surfaces de LucidNest utilisent l'IA générative : (1) l'assistante conversationnelle Orliva (questions, résumés, navigation), (2) la réorganisation intelligente de tâches « Réorganiser » selon votre énergie, (3) les avis de planning d'Orliva (estimation réaliste, suggestion de pauses), et (4) les suggestions inline dans vos cahiers. Aucune de ces fonctions n'est utilisée pour prendre des décisions automatisées à votre sujet ni pour du profilage commercial.

Dictée vocale (inbox vocale)

La dictée vocale est une fonctionnalité optionnelle. Lorsque vous enregistrez une note vocale, le fichier audio est téléversé et conservé sur nos serveurs, puis transmis à OpenAI (États-Unis), notre sous-traitant de transcription, qui le convertit en texte. Si vous avez désactivé les fonctionnalités d'IA dans vos paramètres, aucun envoi n'a lieu et l'enregistrement reste non transcrit. Après la transcription, le fichier audio demeure réécoutable dans la note pendant au moins 7 jours, puis il est supprimé automatiquement de nos serveurs ; le texte transcrit, lui, reste dans votre note. Un enregistrement en attente de transcription (par exemple s'il dépasse la durée incluse dans votre forfait) est conservé tel quel jusqu'à sa transcription ou sa suppression par vous. Le résumé automatique généré ensuite à partir du texte transcrit passe par notre filtre de pseudonymisation des renseignements personnels avant tout envoi à un fournisseur d'IA.

Fournisseur et modèles

Les requêtes sont routées via OpenRouter LLC (USA), qui agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et de la Loi 25 art. 18.3. OpenRouter peut router vers les modèles d'Anthropic (Claude), OpenAI (GPT), Google (Gemini), Mistral, Meta (Llama) ou Qwen selon la disponibilité et le contexte. Le modèle effectivement utilisé est tracé dans nos journaux d'audit.

Données transmises

Lorsque vous utilisez une fonction IA (résumé, catégorisation, transformation, extraction d'actions, recherche améliorée), les données nécessaires à cette fonction, incluant le contenu concerné, sont transmises au fournisseur du modèle. Aucune transmission n'a lieu en dehors de ces actions, et vous pouvez désactiver l'IA en tout temps, globalement ou par fonction.

Conservation et minimisation

Nous conservons un journal d'audit IA pendant 12 mois maximum, contenant uniquement : votre identifiant, l'horodatage, la surface concernée, le modèle utilisé et une empreinte cryptographique (SHA-256) de votre prompt. Le contenu brut de votre prompt n'est jamais stocké dans nos journaux. Les messages du chat d'Orliva sont conservés dans votre historique de conversation pendant 12 mois maximum, ou jusqu'à leur suppression par vous si elle survient avant.

Droit de refus (opt-out)

Vous pouvez désactiver toutes les fonctions IA à tout moment dans Paramètres > IA. LucidNest reste pleinement fonctionnel sans IA : les tâches, cahiers, espaces et planning local fonctionnent indépendamment. La désactivation est immédiate et ne supprime pas vos données.

Vos droits sur les données IA

Vous pouvez demander l'accès, la rectification ou la suppression de votre journal d'audit IA en écrivant à [email protected]. Conformément à l'article 22 du RGPD, vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : les suggestions d'Orliva sont toujours présentées comme telles et nécessitent votre validation explicite pour devenir des actions.

16. Sous-traitants et destinataires

Conformément à la Loi 25 (art. 8) et au RGPD (art. 13-14), nous vous informons de l'identité des tiers qui traitent vos données personnelles pour notre compte ou auxquels elles sont transmises, ainsi que des garanties encadrant ces transferts.

Liste des sous-traitants et destinataires

Des transferts de données hors Québec et hors Union européenne ont lieu vers les fournisseurs ci-dessus (principalement localisés aux États-Unis). Ces transferts sont encadrés par des mécanismes de protection reconnus : Data Privacy Framework UE-États-Unis, clauses contractuelles types de la Commission européenne ou consentement explicite de l'utilisateur, selon le cas.

Note - dictée vocale : si vous utilisez la fonctionnalité de dictée vocale, l'audio est traité par l'API de reconnaissance vocale de votre navigateur (Web Speech API). Selon votre navigateur, ce traitement peut impliquer un transfert vers les serveurs de Google (Chrome), Apple (Safari) ou Microsoft (Edge). Ce traitement est effectué par le fournisseur de votre navigateur, et non par LucidNest.

Pour l'assistante IA Orliva et les fournisseurs de modèles LLM, voir la section « Utilisation de l'intelligence artificielle » ci-dessus.

17. Utilisation des données Google (Google API Services User Data Policy)

LucidNest propose des intégrations optionnelles avec certaines API Google (Google Calendar, Google Tasks et Google Drive), activées uniquement lorsque vous les connectez explicitement depuis Réglages > Intégrations. Notre utilisation et notre transfert des informations reçues via les API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Données Google consultées et créées

Selon les intégrations que vous activez : (1) lecture du calendrier Google principal sur une fenêtre glissante de 30 jours avant et après aujourd'hui (portée calendar.readonly) ; (2) création, modification et suppression d'événements uniquement dans un calendrier secondaire dédié que LucidNest crée lui-même (« LucidNest – Planification »), jamais dans votre calendrier principal (portée calendar.app.created) ; (3) lecture et écriture de vos listes Google Tasks pour une synchronisation à deux sens avec vos tâches LucidNest (portée tasks) ; (4) création de fichiers dans un unique dossier Google Drive créé par l'application (« LucidNest » par défaut, renommable) pour l'export de vos cahiers - portée drive.file, qui limite l'accès de LucidNest aux seuls fichiers qu'elle a elle-même créés, sans jamais pouvoir consulter le reste de votre Drive.

Comment ces données sont utilisées

Ces données servent exclusivement à faire fonctionner les fonctionnalités que vous avez explicitement demandées : afficher vos événements Google Calendar aux côtés de vos tâches LucidNest, créer les événements correspondant à vos échéances dans le calendrier dédié, garder vos tâches synchronisées avec Google Tasks, et sauvegarder une copie de vos cahiers dans votre Google Drive. Elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, de profilage, de notation de crédit ou d'assurance, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle génériques.

Comment ces données sont stockées

Les jetons d'accès et de rafraîchissement OAuth (access token, refresh token) sont chiffrés au repos dans notre base de données. Les événements, tâches et métadonnées de fichiers synchronisés sont stockés dans votre compte LucidNest, protégés par les mêmes mesures de sécurité que le reste de vos données (voir section Sécurité ci-dessus). Toutes les communications avec les API Google transitent par une connexion chiffrée (TLS).

Partage des données Google

Les données obtenues via les API Google ne sont jamais vendues, louées, échangées ni partagées avec des tiers à des fins publicitaires ou pour tout usage autre que les fonctionnalités décrites ci-dessus. Elles ne sont transférées à aucune autre application. Aucune personne chez MEMORA solutions ne consulte manuellement le contenu de ces données, sauf exception strictement nécessaire (résolution d'un incident de sécurité, obligation légale, ou assistance technique que vous nous demandez explicitement).

Durée de conservation et suppression

Les jetons et les données synchronisées via les API Google sont conservés uniquement tant que l'intégration correspondante reste active. Dès que vous déconnectez une intégration (Google Calendar, Tasks ou Drive) depuis Réglages > Intégrations, les jetons associés sont immédiatement révoqués et supprimés de notre base de données. La suppression de votre compte LucidNest entraîne la suppression de toutes les données Google associées selon les mêmes délais que ceux décrits à la section « Durée de conservation ».

Engagement d'utilisation limitée (Limited Use)

LucidNest's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Concrètement : les données Google ne sont utilisées que pour fournir ou améliorer des fonctionnalités visibles par vous dans LucidNest, jamais pour de la publicité, jamais revendues, et jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA à usage général.

Révoquer l'accès en tout temps

Vous pouvez déconnecter chaque intégration Google à tout moment depuis Réglages > Intégrations dans LucidNest (bouton « Déconnecter »), ou révoquer directement l'accès de LucidNest à votre compte Google depuis la page des autorisations de votre compte Google (myaccount.google.com/permissions).

18. Droits spécifiques - Californie (CCPA/CPRA)

Si vous résidez en Californie, vous bénéficiez de droits en vertu du CCPA et du CPRA.

Droit de savoir

Vous avez le droit de demander des informations sur les données personnelles que nous collectons et utilisons.

Droit de supprimer

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles.

Droit de refuser la vente (opt-out)

Nous ne vendons PAS vos données personnelles.

Droit à la non-discrimination

Nous ne vous discriminerons pas pour avoir exercé vos droits.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à [email protected].

19. Droits spécifiques - Brésil (LGPD)

Si vous résidez au Brésil, vous bénéficiez de droits en vertu de la LGPD.

Confirmation et accès

Vous pouvez confirmer que vos données sont traitées et y accéder.

Suppression et révocation

Vous pouvez demander la suppression de vos données et révoquer votre consentement.

Information sur le partage

Nous vous informerons des entités avec lesquelles nous partageons vos données.

Autorité compétente

Pour plus d'informations, contactez l'ANPD au Brésil.

20. Droits spécifiques - Québec (Loi 25)

En vertu de la Loi 25 du Québec :

Droits d'accès, de rectification et de suppression

Vous avez le droit d'accéder, rectifier ou supprimer vos renseignements personnels.

Droit à la portabilité

Recevoir vos renseignements dans un format structuré et lisible par machine.

Consentement explicite

Consentement explicite requis, révocable à tout moment.

Responsable de la protection des renseignements

Responsable de la protection des renseignements personnels : Stéphane Lapointe. Il peut être joint à [email protected] ou par la poste à l'adresse indiquée à la section 1.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Nous réalisons des EFVP pour chaque nouvelle initiative.

Incidents de confidentialité

En cas d'incident sérieux, nous notifierons la CAI et les personnes concernées.

21. Mineurs et âge minimum

Le service est réservé aux personnes âgées d'au moins 14 ans. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans.

Détection et suppression

Si nous découvrons qu'un compte a été créé par une personne de moins de 14 ans, ce compte est suspendu ou fermé et les renseignements personnels associés sont supprimés dans les meilleurs délais.

Signalement

Si vous croyez qu'une personne de moins de 14 ans nous a transmis des renseignements personnels, veuillez nous contacter à [email protected] afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.